Hazai virtuális asszisztenseket bemutató sorozatunk folytatódik, melynek célja, hogy a vállalkozók jobb képet kapjanak arról, valóban milyen sokrétű szolgáltatás rejtőzik a virtuális asszisztencia mögött. Legtöbbünk széles körű, sok éves tapasztalattal rendelkezik vállalkozás-támogatás terén és az eddig felhalmozott tudásunkat arra kívánjuk fordítani, hogy minél több kisvállalkozás munkáját megkönnyítsük azáltal, hogy a háttérmunkát átvesszük a vállukról.

Volt már szó korábban az országhatárokon átnyúló asszisztensekről Pörzsölt Mónival készült interjúmban, ezt követően Hamvai Mária Mariann-nal beszélgettünk arról, hogy a Facebook posztoláson kívül még mi mindenben tud segíteni egy jó virtuális asszisztens.

A mai interjút Nemeskéri Mónikával készítettem, aki az N-Office megálmodója, motorja. Vállalkozásának specializációja az archiválás, az informatikai biztonság, valamint a folyamatok optimalizációja.

Milyen tapasztalatokkal rendelkeztél, mikor virtuális asszisztenciába kezdtél?

Pályakezdő korom óta számos profilú és méretű cégnél dolgoztam pénzügyi, számviteli,kereskedelmi, és vezetési területeken, így átfogó képet sikerült kapnom arról, hogy a különböző területek üzleti folyamatait miképp lehet optimálisan végrehajtani. Vállalkozásomat azért is indítottam, hogy minél többen profitálhassanak abból a tapasztalati tőkéből, amit az évek folyamán sikerült összegyűjtenem.

Mikor kezdtél el VA-ként dolgozni és mi volt a fő motivációd a vállalkozás elindításában?

Vállalkozásom 2017-ben indult és a fent említetten túl motivációként említhetem még, hogy nagyon sok olyan - főleg kisebb - céggel kerültem kapcsolatba, ahol a tulajdonos legyen akár asztalos, kereskedő vagy ügyvéd, munkaidejének nagy részét papírmunkával, adminisztrációval volt kénytelen tölteni. Úgy hiszem, nem kell bizonygatnom, hogy az így eltöltött idő az ügyfél számára nem csak azért veszteség, mert ez alatt nem tud a saját szakterületén dolgozni, alkotni, hanem azért is, mert valószínű, hogy gyakorlat hiányában ezeknek a feladatoknak a végrehajtása nem csak több időbe kerül, de a végeredmény sem biztos, hogy tökéletes lesz.

Hol, hogyan találnak Rád az ügyfelek? 

Úgy gondolom, hogy e területen elsődleges szempont, hogy megfelelő online jelenléte legyen egy vállalkozásnak, így az internetes kommunikáció, valamint a különböző kampányok által vagyok leginkább jelen a piacon. Vállalkozásomnak saját weboldala van (www.n-office.hu) és facebookon is megtalálható (https://www.facebook.com/nofficehungary/). De mindemellett talán a legértékesebb „csatorna” az elégedett ügyfél ajánlása, ami már több esetben is realizálódott.

Virtuális asszisztensként mi a fő specialitásod, miben vagy jó, miért választanak Téged az ügyfelek?

Az ügyviteli folyamatok optimalizálásán túl meglehetősen komoly informatikai háttérrel rendelkezem, így például nagy mennyiségű irat digitalizálását rövid határidővel tudom vállalni.

Digitalizálás alatt nem csak egyszerű szkennelést értek, hanem magában foglalja a szkennelt dokumentumok kereshető szöveges anyaggá történő átalakítását is. Portfólióm tartalmazza az informatikai szaktanácsadást is, különösképp az informatikai biztonság oldaláról lehetek segítségére az engem megbízóknak.

Eredeti végzettségemet tekintve pénzügyes volnék, ezért természetesen pénzügyi vonalon is számíthatnak rám ügyfeleim. Szolgáltatásaim a teljesség igénye nélkül:

• archiválás
• címlisták összeállítása és karbantartása
• számlázás, kintlevőségek figyelése, behajtás, ügyféllevelezés (ajánlatok küldése, stb.)
• hasonló tartalmú e-mailek megválaszolása
• ügyfél-vevő támogatás, kapcsolattartás
• kimutatások, riportok, üzleti beszámolók készítése
• CRM használata
• szabályzatok kialakítása
• informatikai tanácsadás
• számítógépek és hálózatok optimalizálása
• informatikai biztonsági tanácsadás, kockázat elemzés.

Egy mondat megütötte a fülemet, s felkeltette az érdeklődésemet. Említetted, hogy informatikai szaktanácsadást is vállalsz és informatika biztonsági szempontból is számíthatnak Rád az ügyfelek. Ez a vonal honnan került a vállalkozásod portfóliójába?

Virtuális asszisztensként az online térben dolgozunk, ahol különösen fontos az információk védelme. Férjem szakterülete az informatika, a biztonságos rendszerek, s ezt mindenképp fontosnak tartottuk implementálni a virtuális asszisztens vállalkozásomba is, hisz ezáltal fokozható az ügyfél elégedettség, továbbá akik eddig emiatt ódzkodtak a virtuális asszisztens szerződtetésétől, már ez sem lehet akadály.

Mi a legfontosabb számodra virtuális asszisztensként egy ügyfélkapcsolatban?

Szeretem, ha ügyfelem is - jó értelemben véve - maximalista, ahogy én is az vagyok, mert az azonos értékrend jó alapokat teremt a közös munkához. Kicsit közhelyes ugyan, de természetesen a bizalom is alapvető fontosságú, ezért minden megbízási szerződésem szerves részét képezi egy titoktartási szerződés, amellyel részben már most is eleget teszek a GDPR előírásainak.

Hány fős vállalkozásokkal dolgozol?

Jellemzően 1-5 fős vállalkozások adják ügyfeleim többségét. Ezen cégméret felett már reálisan lehet gondolkodni egy főállású adminisztratív munkaerő alkalmazásában, de természetesen nagyobb cégeknek is segítek, főleg folyamataik optimalizálásában, szabályzatok készítésében, illetve részfeladatok elvégzésében.

Ha egy mondatban összefoglalhatnád, hogy miért éri meg VA-t szerződtetni, mi lenne az?

A jó virtuális asszisztens sokkal több, mint egy „titkárnő” vagy egy személyi asszisztens, hiszen akár kisebb csapat munkáját is elláthatja professzionális módon, így téve lehetővé, hogy a megbízó tetszőleges módon használhassa fel a felszabadult erőforrásokat.

Köszönöm szépen az interjút. Sok elégedett ügyfelet kívánok Neked!

Adrienn