Egyre inkább felkapott szakma hazánkban is a virtuális asszisztens, ami nem is csoda, hisz a kisvállalkozások felé minden csatornából, fórumról a „MARKETING KÖTELEZŐ” árad.

• Legyen facebook oldalad, sőt az már nem elég,

• legyen facebook csoportod is,

• legyél jelen az instagramon,

• legyen weboldalad,

• blogod,

• hírleveled és még sorolhatnám.

Ezek is a vállalkozói lét szükséges kellékei, de ezzel nincs vége a feladatok tömkelegének, a megoldásra váró problémáknak. Ezzel mi, virtuális asszisztensek is tisztában vagyunk és ahogy a virtuális asszisztens definíciójából is olvasható, a VA nem feltétlenül csak a marketing asszisztensi feladatokat képes ellátni. Tapasztalataitól, végzettségétől függően sokféle feladatot el tud látni. Mai interjúmban, egy olyan virtuális asszisztenst mutatok be Neked, aki a szakma egy újabb spektrumára világít rá. Ismerjétek meg Hamvai Mária Mariann-t, a www.virtualis-asszisztencia.hu megálmodóját és motorját.

Mióta vagy a virtuális asszisztens pályán?

2014-ben indítottam el a vállalkozásomat, a szolgáltatásomat, vagyis már lassan 4 éve vagyok a piacon. Láttam a körülöttem élő vállalkozók napi életét, hogy mennyire leterheltek, mennyire nincs idejük semmire, folyamatosan dolgoznak és valahogy mégsem jutnak 1-ről a kettőre. Nekik szerettem volna segíteni.

Milyen szolgáltatásokat kínálsz az ügyfeleid részére?

Sokféle szolgáltatást nyújtunk, főként azon vállalkozóknak, cégeknek szeretnénk segíteni, akik még „kicsik vagy kezdők” és a napi ½ -1 órára nem érdemes felvenniük alkalmazottat vagy „nagyobbak” még sincs irodájuk, mert nincs rá szükségük, meg tudnának fizetni egy alkalmazottat, de nem szeretnének, mert nem tudnak 8 órás a teljes munkaidőt kitöltő feladatokat adni neki.         

A háttértámogató feladatokra egy virtuális asszisztens, akinek a folyamatos tanulás, a probléma megoldás a motivációja, tökéletes megoldás.

Az általunk kínált szolgáltatások (a teljesség igénye nélkül):

• céges adminisztráció, személyi asszisztencia
• könyvelési anyag előkészítése, rendezése, igény esetén eljuttatása
• kimutatások, táblázatok készítése
• munkaidő nyilvántartások összerendezése
• ügyintézés, engedélyezés, rendezvények, konferenciák szervezése.

Többes számban fogalmazol a kérdések megválaszolásakor, ezek szerint nem egyedül dolgozol?

Szerencsére már nem. Egyedül kezdtem bele a vállalkozásomba 2014-ben. A folyamatosan érkező megkereséseket azonban egy idő után nem tudtam egyedül ellátni. A hozzám forduló ügyfeleknek viszont mindig szeretek segíteni, így elkezdtem én is kiszervezni a munkáimat. Ma már 2 munkatárssal dolgozom együtt, akik hozzám hasonló attitűddel rendelkeznek. A munkatársak felvételével nem a szolgáltatási palettám bővítése volt a célom, sokkal inkább az általam képviselt munka minőségének biztosítása minél több ügyfél számára.

Hiszem és vallom, hogy mindenki azt csinálja, amiben ő a legjobb. Én a cégemet és a szolgáltatásaimat úgy tudom hitelesen képviselni, ha olyan szolgáltatásokat nyújtok, amiket adott esetben én is el tudok látni.

Mi az, ami számodra a legfontosabb virtuális asszisztensként a szakmában?

Számomra több fontos dolog is van. A szolgáltatásom magas színvonalon tartása, ennek érdekében a folyamatos tanulás, fejlődés elengedhetetlen. Az ügyfelek bizalmának elnyerése és megtartása.

Ha már a bizalmat említetted, mennyire fontos számodra, mekkora hangsúlyt fektetsz a bizalom elnyerésére?

Azt gondolom a mi szakmánkban elengedhetetlen. Ha valóban hosszú távon a virtuális asszisztens szakmából akarsz megélni, akkor soha nem szabad eljátszanod egyetlen ügyfeled bizalmát sem. Kicsi ország vagyunk, ahol a rossz hír gyorsan terjed. Elég egy ügyfél, aki elveszítette a bizalmát és nekem holnaptól már nem lesz munkám. Volt, van olyan ügyfelem, akinek a bizalma egy rossz tapasztalat miatt alapjaiban megrengett a virtuális asszisztensek irányába. Szerencsére lehetőséget adott számomra, hogy bizonyítsak és sikerült megváltoztatnom a véleményét a szakmánkról pozitív irányba. Azóta ő is elégedett ügyfelünk.

Mennyire érzik az ügyfeleid, hogy egyszerre több céggel dolgozol, több céget támogatsz a munkáddal?

Számomra minden ügyfelem egyformán fontos és kínosan ügyelek arra, hogy ők egy pillanatig se érezzék, hogy rajtuk kívül más ügyfeleknek is dolgozom.

Ezt hogyan tudod kivitelezni?

Odafigyeléssel, koncentrálással, jó időbeosztással, illetve remek munkatársakkal.

Milyen típusú ügyfelekkel tudsz hatékonyan együttműködni?

Ez egy nagyon jó kérdés. Az évek alatt számomra is kiderült, hogy kik azok, akikkel szeretek és tudok is együtt dolgozni. Ez azért különösen fontos, mert az ügyfél is elégedett, ha olajozottan megy a munka és én is jól érzem magam, hogy tudom teljesíteni a rám bízott feladatokat.

Hogy a kérdésedre visszatérjek, számomra az ideális ügyfél jellemzői:

• innovatív gondolkodású
• megbízható
• teljesítményorientált
• akivel egy hullámhosszon vagyunk
• aki konkrétan meg tudja fogalmazni a kiszervezendő feladatokat, vagy nem fél segítséget kérni ezügyben

Ha egy mondatban összefoglalhatnád, hogy egy vállalkozás számára miért érdemes virtuális asszisztenst szerződtetni, mi lenne az?

A jó virtuális asszisztens szinte pótolhatatlan egy mai, modern és innovatív vállalkozás életében, mivel gondolkodásával, ötleteivel és munkájával maximálisan támogatóan-konstruktívan tud részt venni a cég és annak vezetőjének munkájában.

Köszönöm az interjút és további sok sikert kívánok Neked a munkádban!

Kiss-Márton Adrienn

irodamanager