Vállalkozóként Te is viszonylag hamar elérkeztél ahhoz a ponthoz, hogy már nem győzöd egyedül a rengeteg feladatot!? Hogy bár az időddel már a lehető leghatékonyabban gazdálkodsz, mégsem érzed, hogy valóban mennének a dolgok, hogy valóban haladnál előre!?

A vállalkozásod támogatására, a feladataid hatékony elvégzésére már nem csak az alkalmazott felvétele az egyetlen és járható út. A virtuális asszisztens vállalkozók pontosan átérzik és látják a problémádat, melynek megoldására ők a szolgáltatásiakat kínálják.

Mai interjú alanyom D. S. O. tagja a Virtuális Asszisztensek Magyarországon szolgáltatói közösségnek.

Hogyan lettél virtuális asszisztens? Mi volt az a pont, amikor eldöntötted?

Magán külföldi munkaerő-közvetítő irodánkat 13 év után bezártuk. Ekkor körbe néztem a munkaerőpiacon, próbáltam feltérképezni a lehetőségeimet. Tudtam, hogy használni szeretném az eddig megszerzett tapasztalataimat, s abban is biztos voltam, hogy a munkavállalói léttel járó kötöttségeket egyelőre nem szívesen vállalnám. A kutatásom közben, szinte azonnal rám talált a virtuális asszisztens lehetőség.

Beléptem a VAM szakmai csoportba és ott döbbentem rá, hogy számomra mekkora lehetőség van ebben a szolgáltatásban. Saját cégünkben is ebben, a roppant szerteágazó munkakörben tevékenykedtem. Így a megszerzett tapasztalataimat könnyedén tudom kamatoztatni, más vállalkozók/vállalkozások támogatására fordítani.

Milyen korábbi tapasztalataid, ismereteid indítottak el az úton?

A mai KKV-k nagy része igyekszik „multitasking” funkcióban létezni, maximálisan felhasználva a meglévő erőforrásait. Így voltunk ezzel mi is a családi vállalkozásunkban. Ebből kifolyólag a piac igényeihez alkalmazkodva a toborzás, kiválasztás, szerződések intézése mellett, a weboldal készítés, karbantartás és marketing tevékenység is az én munkaköröm volt. Ez a terület tele volt kihívással, ami számomra mindig nagyon motiváló. Ezen ismereteimet azóta is igyekszem folyamatosan bővíteni, hogy ki tudjam szolgálni az ügyfeleim változó igényeit.

Virtuális asszisztensként mi a fő szolgáltatásod, mely területeken szereted leginkább támogatni a vállalkozásokat?

Mivel minden vállalkozás más és más struktúra szerint működik, így mindig a rugalmasságot, a fejlődésre, tanulásra való tettrekészséget tartottam fókuszban. Korábbi tapasztalataimat használva a következő területeken nyújtok támogatást:

• HR-rel kapcsolatos tevékenységek,
• online és offline marketing,
• közösségi média kampányok,
• webdesign és grafikai tervezés,
• céges kommunikáció (magyar mellett olasz és angol nyelven),
• adminisztráció,
• nyilvántartások készítése,
• problémás ügyek kezelése, továbbá
• ügyfélkapcsolat és
• számlázás. 

Jellemzően mekkora cégek az ügyfeleid?

Az ügyfeleim többsége csupán pár fős egyéni vállalkozások. A multitasking okozta többletfeladatok már náluk is delegálásért kiált, de számukra egyelőre indokolatlan lenne egy teljes munkaidős menedzser asszisztens foglalkoztatása, csakúgy, mint egy alkalmazott munkájához szükséges infrastruktúra megteremtése.

Ha jól látom Te sem a fővárosban végzed tevékenységedet. Mennyire fogadják el az ügyfelek a távolságot, az online támogatást?

Ezt jól látod, igen. :)  De ebben a szolgáltatásban abszolút nem jelent problémát a távolság, hisz virtuálisan támogatjuk az ügyfeleinket, a távolból. A meetingek gyakran skype-on történnek, így könnyedén lehet arcot is társítani egy hanghoz.  Az új ügyfelek egy része az elején általában bizonytalan, azonban rövid időn belül ők is belátják, hogy teljesen felesleges az íróasztaluk mellett ülve dolgoznom. Telefonos megbeszélések, levelezések alkalmával, a képernyőmegosztással az ügyfeleim pillanatok alatt, könnyen ki tudják adni az elvégzendő feladatokat.

Mi a fontos számodra egy ügyfélkapcsolatban?

Mindig is lényeges alappillére volt a munkámnak a precíz kivitelezés, a rendszerezés és az átláthatóság. Ugyanakkor nagyon fontos a visszacsatolás. Ebből kifolyólag a gördülékeny kommunikáció és az őszinteség minden hosszútávú üzleti kapcsolat alapja. Különösen az effajta virtuális munkakapcsolatban fontos a kommunikáció, a visszacsatolás, mert így tudom hatékonyan segíteni a hozzám forduló vállalkozó munkáját. Szeretem tudni, mi az ügyfelem véleménye az elvégzett feladatról, mennyire elégedett vele. Bírom a kritikát és igyekszem épülni belőle. Ugyanakkor ismerve a mai munkaerő piacot, a lojalitás és a megbízhatóság is fokozottan kulcsfontosságú.  Lényeges, hogy egy vállalkozó tudja, hogy kire lehet támaszkodni, és hogy ki az, akire a következő hónapokban, akár években is számíthat.

Röviden összefoglalva, szerinted miért érdemes egy vállalkozásnak Virtuális Asszisztenst szerződtetnie?

A legelső és legnyilvánvalóbb előnye a Virtuális Asszisztens szolgáltatás igénybevételének, hogy csak azért fizetsz, amit igénybe veszel. Vagyis esetünkben nem a bennünket megbízó vállalkozó fizeti az ebédszünetet, a fizetett szabadságot, a betegszabadságot stb. Az elvégzett feladat után fizet a bennünket szerződtető vállalkozó. Lényeges továbbá az, hogy a megfelelő Virtuális Asszisztens-t találja meg az ügyfél, hiszen mindannyiunknak, más és más a profilja, így más és más területen tudjuk támogatni az ügyfelek vállalkozását.

Köszönöm szépen az interjút! Sok sikert Neked a továbbiakban!

Adrienn

irodamanager