Interjú sorozatunkból már láthatod, hogy milyen sok területen vehetsz igénybe virtuális asszisztenst vállalkozói léted könnyítése érdekében. Nem kell egyedül megszakadnod, szinte minden területen van segítség egy vállalkozó formájában, akinek a Te céged sikere ugyanolyan fontos, mint Neked. Mai interjúmban egy tartalomgyártásra specializálódott virtuális asszisztenst kérdeztem a munkájáról, vállalkozás támogatásáról. Haypál Orsolya az assista.hu megálmodója és működtetője

Hogyan jött az elhatározás, hogy VA leszel?

Az eredeti elhatározásomat nagyon régóta érlelem, és mivel kb. 1 éve még azt sem tudtam, hogy létezik egy ilyen szakma, ezért nem is ezt határoztam el. Az én motivációmat egyértelműen az önálló, kreatív munkavégzés iránti vágy táplálta, mert hiába volt rengeteg évnyi értékes tapasztalatom irodai munkavégzés terén pénzügyi, kereskedelmi és egészségügyi szolgáltató cégeknél, a lelkem mélyén egy szabad madár vagyok, aki viszont rendkívül jól alkalmazkodik minden körülményhez, munkahelyhez, kollégához, feladathoz. Nem szerettem a hierarchikus cégműködést és a munkahelyhez és -időhöz kötött munkát, és azt, hogy többet vagyok a munkahelyemen, mint otthon. De évekig nem jött a nagy felismerés, hogy ezzel a végzettséggel, képességekkel és tapasztalattal mihez kezdhetnék önálló vállalkozóként. Már volt a főállásom mellett egy-egy fordítási és cikkírási megbízásom, és ezekhez kapcsolódóan kutattam a neten, amikor rátaláltam a virtuális asszisztencia fogalmára, és megszólaltak a fanfárok. Leesett, hogy ez az, amit kerestem. 

Milyen szolgáltatásokat nyújtasz virtuális asszisztencia keretében?

Szolgáltatásaimat 3 fő csoportba lehet osztani, vállalok általános adminisztratív, cégműködést segítő feladatokat, fordítást (némettanár végzettségem van, de angolból is rengeteg cikket ültettem át magyarra), de a szívemhez a legközelebb a kreatív szövegírási feladatok állnak: több kis cég Facebook oldalát kezelem, részt veszek a céges blogjaik írásában, alkalmanként cikkeket írok rengeteg témában (pl.: sport, vendéglátás, egészségügy, családi élet és életmód).

Milyen tapasztalatokkal rendelkeztél, amik alapján úgy döntöttél, hogy online vállalkozástámogatást fogsz nyújtani?

Közel 20 évet töltöttem adminisztratív munkakörökben egészen eltérő arculatú és méretű cégeknél: dolgoztam céges nyelvtanárként, autófinanszírozó multinál, magyar kereskedelmi cégnél és nemzetközi szinten jelen lévő fogászati klinikán. Rengeteg munkakörben dolgoztam, ezek mind a cégműködést támogató, support jellegű beosztások voltak: voltam szerződéskezelő, kezeltem problémás ügyfeleket, voltam külkeres munkatárs, irodavezető, és legutóbb személyi asszisztens. A multinál kipróbáltam magam sales-es és behajtási oldalon is, de arra hamar rájöttem, hogy nem nekem való. Én szeretek a háttérben maradni, egyedül és nyugalomban dolgozni. Ez eddig nem adatott meg, most végre így dolgozom.

Virtuális asszisztensként mi a fő specialitásod, miben vagy jó, miért választanak Téged az ügyfelek?

A hazai VA piac keresleti és kínálati oldalon egyaránt felfutóban van. Így egyelőre az adminisztráció az első olyan terület, amiben felismerik a vállalkozók a VA lehetőségét, előnyét. Mikor elkezdünk együtt dolgozni, s látom, hogy a tartalomgyártásban is támogatásra szorulnak, felajánlom a szövegírást is segítségként. Ennek köszönhetően egyre több ügyfelem ismeri fel a támogatásomban rejlő valódi potenciált, s adminisztrációs jellegű munkák helyett egyre inkább előtérbe kerül az általam legszívesebben végzett kreatív szövegírási feladatok.

Úgy gondolom, hogy ez nem rövidtáv, hanem maraton, folyton változó, kihívásokkal teli ösvényeken. Nem véletlen, hogy a sportban is így alakult: a terepfutás 4 éve lett az életem része, testem és lelkem ápolója, kreativitásom motorja. A hosszabb távok mennek, oda kell a kitartás, a szív, a motiváció, a távoli célra fókuszálás a jelen küzdelmei közepette. Nem szabad siettetni a dolgokat, én már türelmesebb vagyok, mint egy huszonéves, és tudom, mit akarok. Egyébként meg többek között azért választanak engem, mert ugyanúgy, mint a szakmai élet más területein, itt is a legfontosabb szempont a szakmai és emberi jó hírünk, az, ha tovább ajánlanak. Kizárólag így szereztem eddig a megbízásaimat, nem hirdetés útján.

Valóban működik a vállalkozástámogatás ilyen formában? Hogyan kell ezt elképzelni?

Tökéletesen megértem, hogy nehéz elképzelni, hogy működik a távoli vállalkozástámogatás. Voltak nekem is fenntartásaim eleinte, de ahogy túl van az ember egy megbeszélésen, és elkezdjük az ügyféllel a közös munkát, egyből kiderül, hogy rengeteg háttérmunkához egyáltalán nem szükséges a fizikai jelenlét, és a kommunikáció is problémamentesen megoldható különböző digitális csatornákon keresztül. A munkámhoz csak egy laptopra, megbízható internetre, egy okostelefonra, egy füzetre és egy tollra van szükségem J. Néha azért a nyomtató is szerepet kap… Az állandó havi megbízásaim esetében, amelyek átlagban napi 2-3 óra munkát igényelnek, általában havi 1x összeülünk az ügyfelemmel, és megbeszéljük az aktuális ügyeket, és hogy kell-e valamin változtatni. Az állandó napi feladatokat a kezdeti egyeztetés, a cég tevékenységével megismerkedés, a feladatok összeírása és a finomhangolások után teljesen önállóan végzem, többnyire közös elérésű dokumentumok segítségével. A munkámhoz sok online programot, alkalmazást használok. A legfontosabbak a Gmail-en kívül a Google Drive, a Dropbox, Viber, Trello, Toggl, Hootsuite, és kreatív munkákhoz a Canva. Az, hogy valakinek napi átlag 2-3 órát dolgozom, az nem azt jelenti, hogy pl. 8-10:00 között kizárólag az övé vagyok, lehet, hogy ez az adott nap több, mint 3 óra, és az is lehet, hogy éppen este vagy hétvégén nyúlok hozzá olyan munkához, amit nem azonnal kell elvégezni. A social media posztokat például előre készítem el, és időzítve jelentetem meg. Telefonon az ügyfeleim számára mindig elérhető vagyok. Ezzel még senki nem élt vissza. Ügyfeleimmel, a közös munka kapcsán roppant fontos a kölcsönös tisztelet. Akad természetesen, hogy hétvégén is hívnak, de az csak akkor fordul elő, ha olyan a viszonyunk, vagy így egyeztünk meg.

 Mi(k) a legfontosabb(ak) számodra vitruális asszisztensként egy ügyfélkapcsolatban?

Nekem nagyon fontos az, hogy emberileg is jól menjen az együttműködés, és hogy hitelesen tudjam képviselni az ügyfél cégének a működését, a terméke vagy szolgáltatása mögött tudjak állni teljes meggyőződéssel. Ezen kívül pontosan tudnom kell, milyen feladatok elvégzésére szerződöm, mert ennek megfelelően tudok ajánlatot adni, és így tudom az időmet is beosztani. Ez változhat a munka során, de alapvetően azokkal a ügyfelekkel szeretek együtt dolgozni, akiknek transzparensek a folyamataik, világosak az elvárásaik és rendezettek a céges ügyeik, mert bár könnyen alkalmazkodom, de a cég működését és a feladatokat neki kell ismernie. Kreatív megbízásoknál más kicsit a helyzet, céges blog vagy honlapra szánt cikkek, Facebook bejegyzések írásánál igénylem és értékelem a szabadságot. Ami egyik típusú megbízásnál sem maradhat el, az a rendszeres kommunikáció, a visszacsatolás, hogy tényleg jól értjük-e egymást, ugyanazt értjük-e egy feladat alatt mindketten.

Alapvetően milyen vállalkozásokat támogatsz? 

Egyelőre nem specializálódtam egy bizonyos iparágra. Viszont úgy alakult, hogy minden ügyfelem vagy egyéni vállalkozó, vagy néhány fős vállalkozás, és történetesen mind a lakóhelyem környékén működik, ami furcsa lehet abból a szempontból, hogy egy távoli asszisztens bármilyen távoli ügyféllel is dolgozhat, mégis gyakori tendencia ez más VA-k tapasztalata alapján. Szívemhez közel álló területek az oktatás, a sport és a családi élethez kapcsolódó témák. Boldogan mondhatom, hogy mindegyikről van ügyfelem, és majdnem mindegyiknél szempont, hogy németül és angolul is tudok.

Ügyfeleim területei a teljesség igénye nélkül:

• speciális fogászati szakképzéssel foglalkozó alapítvány,
• síoktatásra és szállásadásra specializálódott sportegyesület;
• nőgyógyász,
• asztalos,
• ingatlanközvetítő,
• és vállalok eseti megbízásként különböző témájú cikkek írását és fordításokat, ezen kívül konferencián is dolgoztam már egy szakkiállítót segítve.

Ugyanabból az iparágból természetesen csak egy ügyfelet vállalok.

Ha egy mondatban összefoglalhatnád, hogy miért éri meg VA-t szerződtetni, mi lenne az?

Egy VA olyan, mint egy szürke eminenciás, a háttérből segít, nem is kíván az előtérbe kerülni, de ugyanolyan felelősen és lelkiismeretesen irányítja a birodalom sorsát, mint maga az uralkodó. Háttérből irányítandó dolgok pedig azóta léteznek, mióta világ a világ… Ami pedig a legszebb az egészben: A szürke eminenciások, pardon virtuális asszisztensek maguk fizetik a járulékaikat, nem kényszerből, hanem lelkesedésbő képzik tovább magukat, a saját infrastruktúrájukat használják, és az anyákhoz hasonlóan sosem betegek ;)   

Köszönöm szépen az interjút. További sok sikert kívánok Neked a munkádban!

Adrienn

VA mentor