Tedd a mindennapjaidat gördülékennyé virtuális asszisztensed segítségével

• Úgy érzed, hogy a napi teendők listád egyre csak nő, ahelyett, hogy csökkenne?
• A napi csip-csup teendőid elvégzése megakadályoz abban, hogy fontosabb projekteket megoldj?
• Állandóan frusztrált vagy, s túlterheltnek érzed magad ettől a rád nehezedő nyomástól?

Ha a fenti kérdésekre a válaszod igen, érdemes megfontolnod egy virtuális asszisztens foglalkoztatását, aki átveszi Tőled ezeket az apró, de szükséges napi rutinfeladatokat.

Ezáltal nem csak arra lesz több időd, hogy a nagyobb projectekkel foglalkozz, hanem a nap folyamán végre akár magadra is jut majd időd. Ezzel az így felszabadult idővel szabadon rendelkezhetsz: elmehetsz a kondi terembe, együtt ebédelhetsz a barátaiddal, lesz időd álmodozni, vagy akár szundikálhatsz is egy kicsit. ;)

1. Naptár és E-mail kezelés

Ahelyett, hogy a nap során értékes időt töltenél a naptárad, az e-mailjeid kezelésével, ellenőrzésével, miért nem hagyod, hogy ezt a virtuális asszisztensed tegye meg helyetted? Adj hozzáférést VA-dnek az üzleti naptáradhoz, így ő könnyedén frissíteni tudja a személyes és üzleti találkozóidat, megtervezi a megbeszéléseidet, meg tudja jelölni a fontos dátumot, hogy ne felejtsd el (p.: évfordulókat, anyukád születésnapját, stb.)

Amint változás van a napi, vagy a heti beosztásodban a virtuális asszisztensed csak küld Neked erről egy figyelmeztető értesítést, amire ha szükséges, azonnal reagálni tudsz.  Ha egész nap úton vagy, akár csak az ügyféltalálkozók miatt, vagy üzleti utazás miatt, vagy csak szükséged van egy kis csendre egy fontos munka miatt, a virtuális asszisztensed ennek megfelelően tudja frissíteni a naptáradat, így rendelkezni fogsz azzal az idővel, amire szükséged van.

A valóságban, csak ezzel nyerhetsz akár 30 percet, vagy többet, naponta - természetesen a beosztásodtól függ. ;)

Ugyanez vonatkozik az e-mailekre is. Az asszisztensed ellenőrizni tudja az e-mailjeidet a nap során és figyelmeztet, ha valami sürgős teendőd van, vagy kaptál egy olyan levelet, amire az azonnali válaszod szükséges. Az asszisztensed természetesen rendezni is tudja a beérkező leveleidet, törölni a spam-eket, marketing leveleket, s ezáltal tisztán, átláthatóan tartja a bejövő leveleidet.

Ha szeretnéd, hogy a VA-d meghatározott ügyfelektől, vagy kollegáktól érkező levelekre válaszoljon, nyugodtan rábízhatod ezt a feladatot is. Ha néhány percet rászánsz a megfelelő instruálásra, az napi akár 1-2 óra időmegtakarítást is jelenthet számodra, természetesen a bejövő leveleid, illetve postafiókjaid számának függvényében. Ezt az időt fordíthatod probléma megoldásra, a céged építésére, vagy akár személyes elfoglaltságokra.

2. Diktálás és hangfelvétel

Az időspórolás egy másik módja, ha diktálod a leveleket, e-maileket és más írásos kommunikációkat ( blog posztokat, weboldal tartalmakat, riportokat, stb.), majd a hanganyagot átadod a virtuális asszisztensednek, hogy ő gépelje le. Ha gyorsabban beszélsz, mint ahogy írsz, miért is ne használhatnád ezt a módszert. Amint elkészültél a hanganyaggal, csak oszd meg asszisztenseddel az mp3 fájlt akár google drive-on keresztül, s ő már kezdheti is a munkát.

Ha ily módon diktálod az információkat, amiket írott formában szeretnél látni, rengeteg órát nyerhetsz magadnak. Így ugyanis nem kell órákig az üres képernyő előtt ülnöd várva a mefelelő szavakat, inspirációt. Például az új ötleteidet és konccepcióidat bármikor rögzítheted hanganyagként, amikor éppen eszedbe jutnak - például a reggeli sétád közben, vagy a hétvégén, nyaralás alatt, vagy épp amikor hazaérsz egy ügyféltalálkozóról. Ez az információ ezután redezetten, gépelve fog visszaérkezni Hozzád, hogy Te majd tudd átírni, tovább formálni, vagy akár hírlevélevél/blogposzt/ FB poszt formájában elküldeni azt.

Ahogy láthatod, a virtuális asszisztensed rengeteg időt tud Neked spórolni a hét során azáltal, hogy elvégzi helyetted azokat az apró dolgokat, amikre Neked nincs időd, vagy már kedved megcsinálni.

"Minden sikeres vállalkozó mögött áll egy irodamanager!"

Kiss-Márton Adrienn

irodamanager